Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze zum 01.01.2025 bringt zahlreiche Änderungen und Anforderungen mit sich. Wir möchten Ihnen hier einen Überblick über die wesentlichen Aspekte der Archivierung nach den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) und die Verfahrensdokumentation geben.
1. Einführung der elektronischen Rechnungspflicht
Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Dies bedeutet, dass Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich mit einem elektronischen Datensatz übermittelt werden müssen. Diese Maßnahme soll die Prozesse in Unternehmen effizienter gestalten und die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug besser ermöglichen.
Details hierzu finden Sie auf unserer Homepage unter: https://laufmich.de/erechnung/
2. Anforderungen an die Archivierung nach GoBD
Die GoBD regeln die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Alle Unternehmer, (Zahn-)Ärzte, Freiberufler und Selbstständige (= jeder der Gewinneinkünfte erzielt, unabhängig welche Gewinnermittlungsart) sind verpflichtet, ihre Bücher gemäß der vom Bundesministerium der Finanzen aufgestellten Grundsätze zu führen. Hier sind einige der wichtigsten Anforderungen:
Unveränderbarkeit: Elektronische Dokumente müssen unveränderbar archiviert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar und dokumentiert sein.
Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle relevanten Daten müssen vollständig und korrekt erfasst und aufbewahrt werden.
Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst und dokumentiert werden.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit nachvollziehbar und prüfbar sind.
3. Spezifische Anforderungen für elektronische Rechnungen
Bei der Archivierung elektronischer Rechnungen sind folgende Punkte zu beachten:
Aufbewahrungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG und den §§ 146, 147 AO für zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist wird mit Verkündung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV auf 8 Jahre verkürzt.
Format: Die Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Konvertierung ist nur zulässig, wenn die Originaldaten unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdrucken der elektronisch empfangenen Rechnung (z.B. als PDF) ist unzureichend und könnte z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet werden. Das klassische E-Mail-Postfach reicht für die Archivierung der Rechnungen nicht aus! Hierfür gibt es digitale Archivierungsmöglichkeiten z.B. in Form eines Mailstores oder eines Dokumentenmanagementsystems.
E-Mails: Wenn eine Rechnung per E-Mail übersendet wird und das eigentliche Rechnungsdokument ein Anhang zur E-Mail ist, muss die E-Mail selbst nicht archiviert werden. Ist die E-Mail jedoch selbst die Rechnung oder enthält relevante Informationen, die nicht im Anhang enthalten sind, muss sie ebenfalls archiviert werden. Die Einrichtung einer zentralen Rechnungs E-Mailadresse ist daher im Hinblick auf die anstehenden Änderungen empfehlenswert.
4. Verfahrensdokumentation
Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist unerlässlich, um die Einhaltung der GoBD nachzuweisen. Die aufzustellende Verfahrensdokumentation soll dabei einem sachverständigen Dritten z.B. einem Betriebsprüfer ermöglichen, in angemessener Zeit die (digitalen) Prozesse und Verfahren eines Unternehmens nachvollziehen und prüfen zu können
Diese Dokumentation umfasst im Wesentlichen folgende Punkte:
Beschreibung der IT-Systeme: Darstellung der eingesetzten Hard- und Software.
Prozesse und Kontrollen: Beschreibung der Prozesse zur Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen sowie der internen Kontrollen.
Zugriffsrechte: Dokumentation der Zugriffsrechte und -beschränkungen.
Änderungsprotokoll: Aufzeichnung aller Änderungen an den Dokumenten und Systemen.
5. Fazit und Handlungsempfehlungen
Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht und die Einhaltung der GoBD erfordern eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Wir empfehlen Ihnen:
- Überprüfen Sie Ihre aktuellen Archivierungsprozesse und passen Sie diese gegebenenfalls an.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme und Prozesse den Anforderungen der GoBD entsprechen.
- Haben Sie bereits eine Verfahrensdokumentation aufgestellt und wird diese regelmäßig aktualisiert? Bietet ihr Softwareanbieten ggf. die Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation an?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung bzw. Aktualisierung der umfassenden Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen.
Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach unter 0221 95 74 94 – 804 an oder vereinbaren Sie hier ein Beratungstermin mit unserem Expertenteam.