Verfahrensdokumentation – GoBD 2.0 und digitale Betriebsprüfung

  • Wie gehe ich mit meinen digitalen Belegen um: Reicht es, wenn ich digitale Eingangsrechnungen ausdrucke?
  • Entsprechen meine (digitalen) Prozesse den GoBD- Vorgaben und bin ich sicher aufgestellt für die nächste Betriebsprüfung?
  • Der Betriebsprüfer verlangt eine Verfahrensdokumentation: Kann diese noch nachträglich erstellt werden?
  • Ist die von mir genutzte Kassen- und Fakturierungssoftware GoBD-konform?
  • Ich bin als Arzt, Zahnarzt oder Rechtsanwalt Berufsgeheimnisträger –
    darf der Betriebsprüfer trotzdem die Einsicht oder Herausgabe der Daten der Praxis- und Abrechnungssoftware verlangen?
  • Was ist mit internem Kontrollsystem (IKS) gemeint?

Seit die Finanzverwaltung festgelegt hat, dass im Rahmen einer jeden Betriebsprüfung eine Systemprüfung anhand der vorzulegenden Verfahrensdokumentation durchzuführen ist, sollten Sie sich mit diesen Fragen auseinandersetzen. Denn wenn eine solche Verfahrensdokumentation für die eingesetzten IT-Systeme und Prozesse nicht vorgelegt werden kann oder die Prozesse in der Praxis nicht GoBD-konform umgesetzt werden,

liegen bereits formelle Mängel vor, die die Beweiskraft der Buchführung erschüttern und zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen führen können. Hiervon sind auch Personen oder Gesellschaften betroffen, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln (lt. Finanzverwaltung explizit auch Ärzte).

Der wichtigste Aspekt der Verfahrensdokumentation ist der eigentliche Prozess der Belegerfassung und –verarbeitung inklusive der Rechnungsschreibung. Dabei müssen Sie dokumentieren, welche

  • Systeme zum Einsatz kommen
  • Maßnahmen getroffen wurden, um die erfassten Belege und Daten vor Verlust oder Verfälschung zu schützen
  • Maßnahmen ergriffen wurden, um alle Zugriffe auf die Belege zu dokumentieren
  • firmeninternen Kontrollen es gibt, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD eingehalten wurden

Wir unterstützen und beraten Sie rund um das komplexe Thema der GoBD-Verfahrensdokumentation und digitaler Betriebsprüfung:

  • Feststellung des vorliegenden Handlungsbedarfs
  • Festlegung der zum Unternehmen passenden Umstellungsmöglichkeiten
  • Abstimmung der Voraussetzungen für Ihr Fakturierungssystem, damit die Vorgaben der Finanzverwaltung eingehalten werden und die Schnittstellen für den Datenzugriff vorhanden sind

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie mehr über unsere Leistungen erfahren wollen.

Ihre Ansprechpartner

Steuerberater Marco Kautz

Marco Kautz

Diplom-Finanzwirt (FH) | Steuerberater | Partner

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