Wie beschäftigen Sie sich mit Ihren Praxiszahlen – systematisch oder eher nach Gefühl?
In einer wirtschaftlich erfolgreichen Praxis ist der Überblick über Einnahmen, Ausgaben und betriebswirtschaftliche Kennzahlen entscheidend. Mit dem Praxismonitor, unserer cloudbasierten Auswertung, haben wir ein leistungsstarkes Werkzeug zur Analyse der Praxisentwicklung entworfen und etabliert.
Der Praxismonitor wertet die von uns erstellten Daten aus der Finanz- und Lohnbuchführung aus und bereitet die entscheidenden Kennzahlen grafisch auf, damit Sie Ihre wirtschaftliche Lage im Blick behalten. Sie als Praxisinhaberinnen und -inhaber erhalten damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage für strategische und operative Maßnahmen und die volle Transparenz über Ihre Praxis.
Gerne möchten wir Ihnen den Aufbau und hilfreiche Funktionen näher erläutern.
Die Funktionen des Praxismonitors im Detail
1. Dashboard: Alle wichtigen Zahlen auf einen Blick
Das Dashboard ist das zentrale Steuerungselement. Hier sehen Sie die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Praxiskennzahlen kompakt zusammengefasst:
- Praxiseinnahmen
- Praxisgewinn
- Praxisrendite
Durch die 3-Jahres-Darstellung sehen Sie die Entwicklung Ihrer Praxis und erkennen auf einen Blick, Veränderungen des Praxisergebnisses.
Neben der detaillierten Übersicht über Ihre Praxiszahlen erhalten Sie direkt auf der Startseite einen Überblick über noch offene Belege. Dabei handelt es sich um Beträge, die aufgrund fehlender Rechnungen noch nicht verbucht werden konnten. So erkennen Sie frühzeitig, welche Unterlagen noch eingereicht oder geprüft werden müssen. Zusätzlich finden Sie an zentraler Stelle Verlinkungen zu unseren Ärztebriefen sowie zu aktuellen steuerlichen Änderungen und relevanten wirtschaftlichen Entwicklungen.
2. Reports: Transparenz über Einnahmen und Ausgaben
Mit den Report-Funktionen erhalten Sie eine detaillierte Einnahmen- und Ausgabenanalyse. Die wichtigsten Features sind:
- Vergleich mit Vorperioden: Erkennen Sie Trends in Ihren Praxisfinanzen mit dem Vorjahresvergleich
- Entwicklungen: Wann sind Hochphasen? Wann gibt es Schwankungen? Wurden die Privaterlöse regelmäßig abgerechnet?
- Detailanalyse der Ausgaben: Welche Posten sind gestiegen oder gesunken im Vorjahresvergleich?
3. Kostenstrukturanalyse: Wo geht Ihr Geld hin?
Die Kostenstrukturanalyse zeigt Ihnen, wie sich Ihre Einnahmen und Ausgaben prozentual zum Gesamtumsatz verhalten und verändern. Sie sehen auf einen Blick, welche Kostenbereiche (z. B. Miete, Personal, Praxismaterial) den größten Einfluss auf Ihre Praxisfinanzen haben und wo eventuell Optimierungspotenziale bestehen.
Jede Praxis hat fixe und variable Kosten – doch entscheidend für die wirtschaftliche Stabilität ist oftmals nicht primär die Einsparung von Kosten, sondern die Frage: Welchen Umsatz müssen wir mit dem bestehenden Kostenblock erwirtschaften, um eine erfolgreiche Praxis im Benchmarktvergleich abzubilden? Was ist in meiner individuellen Praxiskonstellation eine gute und eine schlechte Kostenquote?
Eine detaillierte Kostenstrukturanalyse zeigt:
- Personalkostenquote: Ist der Anteil der Personalkosten am Umsatz im optimalen Bereich? Deckt der aktuelle Umsatz diese Fixkosten ausreichend oder besteht Anpassungsbedarf?
- Miet- und Raumkosten: Wie verhält sich die Fixkostenbelastung durch Miete und Nebenkosten im Vergleich zur Umsatzentwicklung?
- Material- und Verbrauchskosten: Sind steigende variable Kosten durch höhere Erlöse gedeckt oder belasten sie die Marge übermäßig?
- Marketing- und Werbeausgaben: Wie effektiv sind Investitionen in Patientenakquise? Werden mit den eingesetzten Mitteln nachhaltig mehr Einnahmen generiert?
Anstatt primär auf Kostensenkungen zu setzen – was in einer laufenden Praxis oft nur begrenzt möglich ist – liegt der Fokus darauf, mit den vorhandenen Fixkosten den bestmöglichen Umsatz zu erzielen.
Das Ziel: Eine wirtschaftlich gesunde Praxis, die mit stabilen Kostenstrukturen wächst.
4. Wo ist das Geld geblieben? – Transparenz über Ihre Mittelverwendung
Viele Praxisinhaberinnen und -inhaber erleben es immer wieder: Der ausgewiesene Praxisgewinn entspricht nicht dem Betrag, der tatsächlich zur freien Verfügung steht. Doch warum ist das so? Der Praxismonitor hilft Ihnen, die finanzielle Realität Ihrer Praxis nachzuvollziehen, indem er sämtliche Einflussfaktoren auf Ihre Liquidität transparent darstellt.
5. Honorarentwicklung
In Zeiten stetig steigender Kosten und gleichzeitig gedeckelter Einnahmen durch die Budgetierung der Kassenärztlichen Vereinigung wird ein effizientes Controlling immer wichtiger. Ein fundierter Überblick über die Entwicklung der Fallzahlen, das Gesamthonorar sowie den durchschnittlichen Fallwert liefert wertvolle Erkenntnisse darüber, wo die eigene Praxis aktuell steht und wo Optimierungsbedarf besteht.
Ein zentrales Thema in unseren Strategieterminen ist der Benchmarkvergleich. Dabei analysieren wir:
- Wo stehen wir aktuell?
- Wie entwickeln sich die Fallzahlen und Honorare im Vergleich zu Vorjahren?
- Gibt es Optimierungsmöglichkeiten, z. B. durch zusätzliche Abrechnungsoptionen?
Durch diese Analyse können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um trotz Budgetierung eine stabile und planbare Honorarsituation zu gewährleisten.
6. Personalcockpit – Personalkostenreport/Lohnreport
Die Personalkosten sind einer der größten Fixkostenblöcke in jeder Praxis. Ein regelmäßiger Personalreport und ein übersichtliches Personalcockpit helfen dabei, die Wirtschaftlichkeit der Praxis im Blick zu behalten und frühzeitig Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.
Der Personalreport liefert eine tiefgehende Analyse zu:
- Entwicklung der Lohnkosten: Vergleich über mehrere Quartale hinweg – steigen die Kosten schneller als die Einnahmen?
- Arbeitszeiten & Produktivität: Werden Personalkapazitäten optimal genutzt oder gibt es Engpässe?
- Zusammenfassung von allgemeinen Kennzahlen: durchschnittliche Beschäftigungsdauer, durchschnittliches Alter der aktiven Mitarbeiter, Gesamtzahl der Mitarbeiter und Aufteilung in Vollzeit/Teilzeit/geringfügig Beschäftigte und Auszubildende.
Durch diese Daten können Sie als Praxisleitung gezielt beurteilen, ob die vorhandenen Personalressourcen effizient eingesetzt werden oder ob Anpassungen notwendig sind.
Zusatzfunktion: Kalender für Geburtstage & Jubiläen
Ein besonderes Feature des Personalcockpits ist der integrierte Mitarbeiter-Kalender, der wichtige Termine wie Geburtstage und Jubiläen automatisch anzeigt. So können Sie als Praxisinhaber und Führungskräfte gezielt Wertschätzung zeigen und eine positive Teamkultur fördern.
Fazit: Der Praxismonitor als Ihr unverzichtbares Steuerungstool Mit dem Praxismonitor haben Sie alle wirtschaftlichen Entwicklungen Ihrer Praxis jederzeit im Blick. Nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Liquidität zu optimieren und langfristig erfolgreich zu sein.
Vereinbaren Sie gerne Ihr nächstes Strategiegespräch und lassen Sie uns gemeinsam, transparent und zukunftsorientiert Ihre Praxis mit dem Praxismonitor beleuchten.