Steigende Anforderungen im Gesundheitswesen, zunehmender administrativer Aufwand und wachsende wirtschaftliche Verantwortung stellen Sie als Praxisinhaber vor strategische Entscheidungen. Neben der medizinischen Qualität rücken Effizienz, Liquidität und Zeitmanagement stärker in den Fokus. Jede Stunde, die in Verwaltung und Abwicklung gebunden ist, fehlt im direkten Patientenkontakt. Gleichzeitig eröffnen optimierte Prozesse die Chance, finanzielle Stabilität zu erhöhen und wertvolle Ressourcen freizusetzen. Eine bewusste Analyse organisatorischer Strukturen schafft Transparenz und bildet die Grundlage für nachhaltige wirtschaftliche Stärke Ihrer Praxis. Wir möchten Ihnen mit diesem Newsletter Möglichkeiten an die Hand geben, Ihre Praxisabläufe zu optimieren, um mit verschiedenen Strukturen Zeit und Geld zu sparen.
Eine solche Struktur schafft Transparenz, reduziert Komplexität und stärkt die finanzielle Steuerungsfähigkeit der gesamten Praxis. Klare Zahlungswege erleichtern die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, verbessern die Liquiditätsplanung und ermöglichen jedem Gesellschafter, seine privaten Finanzen verlässlich zu gestalten. Gerade in wachsenden Einheiten bildet eine saubere Kontenarchitektur damit einen wesentlichen Baustein nachhaltiger wirtschaftlicher Stabilität.
Klare Kontenstruktur: Mehr Übersicht für Praxis und Privatfinanzen
Mit der Führung einer Praxis gehen zahlreiche Zahlungsströme einher: Honorareingänge, laufende Betriebsausgaben, Steuerzahlungen und private Entnahmen greifen ineinander. Ohne eine klare Struktur entsteht schnell Unübersichtlichkeit.
Eine durchdachte Kontenstruktur hilft Ihnen, Ordnung in die Zahlungsströme zu bringen. Ziel ist es, betriebliche Verpflichtungen, Steuerrücklagen und private Ausgaben klar voneinander zu trennen. So bleibt jederzeit transparent, welcher Betrag tatsächlich für den privaten Lebensunterhalt zur Verfügung steht.
Das Prinzip lässt sich bereits in der Einzelpraxis gut umsetzen:
In der Einzelpraxis laufen zunächst alle Einnahmen und Ausgaben über das Praxiskonto. Von dort wird regelmäßig ein Betrag für die Steuerrücklagen auf ein separates Konto überwiesen. Diese Rücklage dient dazu, Einkommensteuerzahlungen planbar anzusparen.
Ein zusätzlicher Vorteil ergibt sich, wenn Steuerrücklagen auf einem Tagesgeldkonto geführt werden. Die angesparten Beträge werden bis zur Steuerzahlung verzinst. Bei aktuell rund 2 % p. a. können so, je nach Höhe der Rücklage, im Jahresverlauf mehrere hundert bis einige tausend Euro an zusätzlichen Zinserträgen entstehen.
Der verbleibende Betrag wird auf das Privatkonto überwiesen und steht dort vollständig für den persönlichen Lebensunterhalt zur Verfügung. Damit ist klar definiert, welcher Teil der erwirtschafteten Mittel tatsächlich privat genutzt werden kann.
Übertragung auf die Berufsausübungsgemeinschaft:
In einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) folgt die Struktur dem gleichen Grundprinzip – nur auf mehrere Gesellschafter verteilt.
Alle Einnahmen und gemeinsamen Ausgaben der Praxis laufen über das zentrale Geschäftskonto der BAG. Von dort erfolgen regelmäßige Entnahmen auf die persönlichen Geschäftskonten der Gesellschafter. Diese Konten dienen unter anderem dazu, individuelle berufsbezogene Ausgaben – wie beispielsweise Fortbildungen, eigene Investitionen, Finanzierungen oder Beiträge zur Altersvorsorge abzuwickeln. Anschließend werden die Mittel, ähnlich wie in der Einzelpraxis, weiter aufgeteilt: Ein Teil fließt auf das Privatkonto, ein weiterer auf ein verzinstes Steuerrücklagenkonto.
Das folgende Schaubild zeigt beispielhaft, wie eine solche Kontenstruktur in einer Berufsausübungsgemeinschaft aussehen kann.
Abrechnungsdienstleister: Entlastung für die Praxisorganisation
Die Abrechnung nach GOÄ und GOZ gehört zu den zentralen organisatorischen Aufgaben einer Praxis. Gleichzeitig erfordert sie detaillierte Kenntnisse im Gebührenrecht, eine sorgfältige Dokumentation sowie ein strukturiertes Forderungs- und Mahnwesen. Für viele Praxen stellt sich daher die Frage, ob diese Prozesse vollständig intern organisiert oder teilweise an spezialisierte Abrechnungsdienstleister ausgelagert werden sollten.
Externe Anbieter übernehmen, je nach Modell, die Erstellung der Privatabrechnung, Plausibilitätsprüfungen, Rechnungsversand, Zahlungseingangskontrolle sowie das Mahnwesen. Dadurch können interne Abläufe spürbar entlastet werden und administrative Aufgaben werden aus dem Praxisalltag herausgelöst.
Die Vergütung erfolgt in der Regel über eine prozentuale Gebühr auf das privat liquidierte Honorar. Bei klassischen privatärztlichen Verrechnungsstellen oder vergleichbaren Dienstleistern liegen diese Gebühren üblicherweise im Bereich von etwa 1,5 bis 3 Prozent des Abrechnungsvolumens.
Neben der organisatorischen Entlastung profitieren viele Praxen auch von der Spezialisierung der Anbieter. Abrechnungsdienstleister beschäftigen sich kontinuierlich mit Änderungen im Gebührenrecht, aktueller Rechtsprechung und der korrekten Abbildung komplexer Leistungsziffern. Dies kann dazu beitragen, Abrechnungsfehler zu reduzieren und das Honorarpotenzial besser auszuschöpfen.
Ein weiterer Aspekt betrifft das Liquiditätsmanagement. Einige Anbieter bieten optional Vorfinanzierungsmodelle an, bei denen Honorare zeitnah ausgezahlt werden, während der Dienstleister die weitere Forderungsabwicklung übernimmt.
Ob eine externe Abrechnung sinnvoll ist, hängt von Struktur, Größe und Organisation der jeweiligen Praxis ab.
Strukturierte Rechnungseingänge: Einführung einer zentralen „rechnung@“-Mailadresse
Mit zunehmender Digitalisierung erfolgt ein Großteil der Rechnungsstellung mittlerweile per E-Mail. Dennoch werden Rechnungen in vielen Praxen weiterhin an unterschiedliche persönliche Postfächer versendet mit entsprechendem Risiko für Verzögerungen, Doppelzahlungen oder übersehene Fristen.
Wir empfehlen Ihnen daher die Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse, beispielsweise rechnung@praxisname.de. Diese schafft klare Strukturen und definiert einen eindeutigen Eingangskanal für sämtliche Eingangsrechnungen.
Alle Lieferanten, Dienstleister und Vertragspartner sollten angewiesen werden, Rechnungen ausschließlich an diese Mailadresse zu senden.
Die Vorteile sind eindeutig:
- Bündelung aller Eingangsrechnungen an einem Ort
- Reduzierung von Such- und Abstimmungsaufwand
- Vermeidung von Fristversäumnissen
- Klare Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe
Durch eine einfache Weiterleitungsregel können eingehende Rechnungen automatisiert an DATEV Unternehmen Online übermittelt werden. Von dort aus lassen sie sich digital prüfen, kontieren und zur Zahlung vorbereiten.
Der gesamte Prozess – vom Rechnungseingang bis zur Überweisung – wird dadurch transparent, nachvollziehbar und deutlich effizienter. Gerade bei personellen Veränderungen oder Urlaubszeiten bleibt die Zahlungsfähigkeit der Praxis jederzeit gewährleistet, da keine Informationen mehr in individuellen Postfächern untergehen.
Digitaler Zahlungsverkehr: Effizienz durch DATEV Unternehmen Online
Aufbauend auf einem strukturierten Rechnungseingang über eine zentrale „rechnung@“-Adresse lässt sich auch der Zahlungsverkehr Ihrer Praxis effizient über DATEV Unternehmen Online organisieren.
Das Geschäftskonto der Praxis ist bereits mit dem System verknüpft. Kontoauszüge werden automatisch bereitgestellt und können unmittelbar mit den bereits digital vorliegenden Rechnungen abgeglichen werden. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – vom Eingang der Rechnung über die Prüfung bis hin zur Zahlung.
In der Praxis hat sich dabei eine klare Arbeitsteilung bewährt: Mitarbeiter können eingehende Rechnungen im System erfassen und bestenfalls die dazugehörigen Überweisungen bereits vorbereiten. Der Praxisinhaber oder eine verantwortliche Person prüft diese Zahlungsvorschläge anschließend und kann mehrere Überweisungen gesammelt und mit wenigen Klicks freigeben.
Dadurch bleibt die endgültige Entscheidung über Zahlungen jederzeit beim Praxisinhaber, während vorbereitende Tätigkeiten delegiert werden können. Gleichzeitig befinden sich Rechnungen, Belege und Zahlungsinformationen zentral an einem digitalen Ort. Das reduziert manuelle Arbeitsschritte, minimiert Fehlerquellen bei der Überweisung und sorgt für einen deutlich übersichtlicheren Zahlungsprozess.
Gerade bei wachsender Praxisgröße oder mehreren Gesellschaftern schafft die digitale Zahlungsfreigabe zudem klare Strukturen. Zahlungsprozesse lassen sich definieren, Verantwortlichkeiten festlegen und bei Bedarf auch Vier-Augen-Prinzipien hinterlegen. So wird der Zahlungsverkehr nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und sicherer organisiert. Die Beleg- und Zahlungsvorbereitung sollte nach Möglichkeit in allen Praxen delegiert werden.
Amazon Business-Konto: Transparenz bei Praxisbestellungen
Viele Praxen bestellen Verbrauchsmaterialien, Bürobedarf oder kleinere technische Geräte regelmäßig über Onlineplattformen wie Amazon. Erfolgt dies über private Accounts, entstehen jedoch schnell organisatorische Probleme: Rechnungen gehen verloren, private und betriebliche Bestellungen vermischen sich oder einzelne Kreditkartenbuchungen erschweren die spätere Zuordnung in der Buchhaltung.
Eine einfache Lösung ist die Einrichtung eines Amazon Business-Kontos speziell für die Praxis.
Dieses bietet mehrere organisatorische Vorteile: Die Praxis wird als offizieller Rechnungsempfänger hinterlegt, sodass Rechnungen korrekt und vollständig ausgestellt werden. Bestellungen und Belege sind zentral im Konto gesammelt und können gesammelt als Monatsübersicht heruntergeladen werden. Gleichzeitig wird die Umsatzsteuer ordnungsgemäß ausgewiesen.
Darüber hinaus können mehrere Mitarbeiter Zugriff auf das Konto erhalten. Rollen und Berechtigungen lassen sich definieren, sodass beispielsweise Bestellungen vorbereitet, aber erst nach Freigabe ausgelöst werden. Gerade in größeren Praxisteams sorgt dies für mehr Transparenz und reduziert spontane Einzelbestellungen.
Wichtig ist dabei, dass Bestellungen konsequent über eine betriebliche Zahlungsmethode, idealerweise das Praxiskonto, abgewickelt werden.
Ein weiterer Vorteil: Die Rechnungen können gesammelt heruntergeladen und direkt in DATEV Unternehmen Online hochgeladen werden.
Kreditkartenabrechnungen vermeiden oder gezielt strukturieren
Kreditkarten werden im Praxisalltag häufig genutzt, etwa für Onlinebestellungen, Software-Abonnements, Fortbildungen oder Reisebuchungen. Grundsätzlich ist diese Zahlungsform völlig unproblematisch, erfordert jedoch in der Buchhaltung eine etwas andere Struktur als klassische Banküberweisungen.
Der Hintergrund: Anders als bei normalen Praxisbankkonten besteht in DATEV Unternehmen Online derzeit keine direkte Schnittstelle zu Kreditkartenkonten. Die einzelnen Kreditkartenumsätze werden daher nicht automatisch im System bereitgestellt.
Für die Buchhaltung bedeutet dies, dass immer zwei Bestandteile benötigt werden:
- die monatliche Kreditkartenabrechnung
- sowie die zugehörigen Einzelrechnungen der jeweiligen Zahlungen
In der Praxis führt dies häufig zu Verwirrung, da auf der Kreditkartenabrechnung lediglich die einzelnen Abbuchungen erscheinen, die eigentlichen Rechnungen jedoch separat vorliegen. Ohne diese Belege kann eine ordnungsgemäße Verbuchung nicht erfolgen.
Um hier eine klare Struktur zu schaffen, richten wir in DATEV Unternehmen Online häufig einen eigenen Unterordner für Kreditkartenabrechnungen ein. In diesem Ordner können sowohl die monatlichen Kreditkartenabrechnungen als auch die zugehörigen Einzelrechnungen hochgeladen werden.
Eine automatische Verknüpfung zwischen Abrechnung und Belegen ist derzeit nicht möglich, da die einzelnen Kreditkartenumsätze im System nicht sichtbar sind. Durch die gemeinsame Ablage an einem Ort lassen sich die Unterlagen jedoch nachvollziehbar zusammenstellen und für die Buchhaltung effizient verarbeiten.
Aus organisatorischer Sicht hat sich zudem bewährt, Kreditkarten nur für bestimmte Zwecke einzusetzen. Viele laufende Zahlungen lassen sich dagegen problemlos direkt über das Praxiskonto per Überweisung oder EC-Karte abwickeln. Diese Transaktionen können automatisch mit den zugehörigen Belegen verknüpft werden und verursachen dadurch deutlich weniger Abstimmungsaufwand.
Fazit: Kleine organisatorische Stellschrauben mit großer Wirkung
Die wirtschaftliche Stabilität einer Praxis entsteht nicht allein durch Umsatzhöhe oder medizinische Qualität, sondern auch maßgeblich durch strukturierte Prozesse im Hintergrund. Klare Kontenstruktur, digitale Zahlungsabwicklung, gebündelte Rechnungseingänge und definierte Einkaufsstrukturen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und entlasten sowohl Praxisinhaber als auch ihr Praxispersonal.
Jede optimierte Schnittstelle spart Zeit – Zeit, die dem Patienten oder der strategischen Weiterentwicklung der Praxis zugutekommen kann.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre bestehende Struktur zu analysieren und gemeinsam praktikable Lösungen für Ihre individuelle Praxissituation zu entwickeln.