Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Derjenige, der verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, ist auch verpflichtet, diese aufzubewahren, demnach regelmäßig Sie als Unternehmer*in. Aufbewahrungspflichtig sind unter anderem Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Zweck dieser Aufbewahrungsfrist ist die Sicherstellung der Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen.
Die Frist für die Aufbewahrung beträgt für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege zehn Jahre. Sonstige, für die Besteuerung relevante Unterlagen sechs Jahre.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist bis zum 31.12.2024 nicht abgelaufen ist, auf acht Jahre verkürzt. Die Verkürzung gilt nicht für Jahresabschlüsse.
Alle Dokumente, bis auf Jahresabschlüsse, können elektronisch aufbewahrt werden. Jahresabschlüsse müssen weiterhin physisch aufbewahrt und händisch unterschrieben werden. Eingehende elektronische Belege und Rechnungen werden in der Regel in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden. Durch die Einführung der E-Rechnung ist daher fraglich, ob die Verkürzung einen signifikanten Beitrag zur Entlastung der Bürokratie darstellt.
Es ist dringend zu empfehlen, die Aufbewahrungspflichten zu beachten. Bei einer Betriebsprüfung kommt es regelmäßig zu Hinzuschätzungen der Betriebseinnahmen bzw. Kürzung der Betriebsausgaben, sofern es an ausreichenden Aufzeichnungen mangelt.