Seit dem 01.01.2025 gilt die gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung und Entgegennahme von elektronischen Rechnungen (eRechnungen). Diese Neuerung betrifft alle inländischen Unternehmer und bringt einige Änderungen und Herausforderungen mit sich. In diesem Newsletter möchten wir Ihnen wichtige Praxistipps zur Einführung der eRechnung geben, damit Sie optimal vorbereitet sind. Die wichtigsten Informationen rund ums Thema eRechnung finden Sie auch auf unserer Homepage unter: https://laufmich.de/erechnung/
Wie erkenne ich eine eRechnung?
Die sogenannte „xRechnung“ wird als reiner XML-Datensatz versendet und ist mit dem bloßen Auge nicht lesbar. Die Finanzverwaltung hat ein kostenloses Tool zur Visualisierung von xRechnungen veröffentlicht – Aufruf unter: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Sollten Sie DATEV Unternehmen-Online in der Praxis / im Unternehmen nutzen, kann eine Visualisierung auch dort erfolgen.
Dagegen stellt das Format ZUGFeRD 2.0. eine Kombination aus PDF und XML-Datei dar. Öffnet man die Rechnung mit einem klassischen PDF-Reader, kann man über das Anhang Symbol *Büroklammer* erkennen, ob eine XML-Datei oder weitere Rechnungsanhänge, wie beispielsweise Leistungsnachweise, beigefügt sind. Beim Öffnen der PDF-Datei über einen Internetbrowser werden die Anhänge zur Rechnung leider nicht dargestellt. Prüfen Sie daher unbedingt, ob Ihre genutzte Software diese Form von eRechnungen richtig darstellen kann.
PDF-Rechnungen ohne einen solchen Anhang sind keine eRechnungen, sondern gelten zusammen mit Papierrechnungen als sonstige Rechnungen. Während der Übergangszeit bis zum 01.01.2028 dürfen bestimmte Unternehmer weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.
Zentrale E-Mailadresse für den Rechnungsempfang
Eine zentrale Mailadresse ist für den Empfang von eRechnungen keine Voraussetzung. Mit Blick auf die nachgelagerten Prozesse ist dies aber zumeist sinnvoll im Arbeitsablauf.
Archivierung von eRechnungen
Der XML-Datensatz einer eRechnung ist seit dem 01.01.2025 die einzig relevante Datei. Diese muss ordnungsgemäß und revisionssicher für 8 Jahre archiviert werden, sodass eine elektronische Verarbeitung möglich bleibt. Der Datensatz darf und kann damit nicht ausgedruckt und aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung im Outlook-Postfach oder in einem Ordner auf dem Desktop ist ebenfalls nicht ausreichend. Prüfen Sie daher, ob Ihre Software eine ordnungsgemäße Archivierung ermöglichen kann. Nur diese XML-Datei berechtigt Unternehmer zukünftig zum Vorsteuerabzug.
DATEV Unternehmen-Online bietet Ihnen die Möglichkeit, die in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) definierten Grundsätze, wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit oder Zeitgerechtheit zu erfüllen. Wir empfehlen zum Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze eine Dokumentation zu erstellen – sogenannte Verfahrensdokumentation – über die Prozessabläufe zur Belegübertragung, Weiterverarbeitung und Aufbewahrung.
Mietvertrag als elektronische Dauerrechnung
Auch Vermieter gelten im umsatzsteuerlichen Sinne als Unternehmer und könnten von der neuen Regelung betroffen sein. Der Mietvertrag gilt als sog. Dauerrechnung und berechtigt den leistungsempfangenden Unternehmer ggfs. zum Vorsteuerabzug. Zukünftig muss für Neuverträge ab dem 01.01.2027 einmalig eine eRechnung ausgestellt werden, zu welcher der zugrundeliegende Mietvertrag als Anhang beigefügt ist. Dies gilt jedoch nur für umsatzsteuerpflichtige Vermietungen an andere Unternehmer. Bei späteren Änderungen der Rechnungspflichtangaben, wie z. B. bei Mieterhöhungen, muss erneut eine Ausstellung einer eRechnung erfolgen.
Endabrechnung bei Voraus- bzw. Anzahlungen
Aktuell ist es nicht möglich, eine sog. Endrechnung auszustellen, in der die bereits vor Leistungsausführung vereinnahmten An- oder Vorauszahlungen mit dem entsprechenden Steuerbetrag offen abgesetzt werden. Stattdessen soll übergangsweise eine sog. „Restrechnung“ über den noch verbleibenden offenen Betrag ausgestellt werden. Alternativ wird es bis zum 31.12.2027 nicht beanstandet, wenn zu einer Endrechnung ohne Darstellung der Anzahlungen eine unstrukturierte (PDF-Datei) im Anhang enthalten ist, die die geleistete Vorauszahlung mit offenen Steuerausweis darstellt.
Rechnungsberichtigung
Für eine Rechnungsberichtigung gelten die gleichen Vorgaben an die elektronische Form. Eine andere Übermittlungsweise der zu korrigierenden Angaben ist nicht ausreichend. Bei nachträglichen Skonti- oder Bonusvereinbarungen muss die eRechnung nicht korrigiert werden. Es reicht aus, wenn in der ursprünglichen Rechnung auf eine solche im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts hingewiesen wird. Wird statt einer eRechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, kann diese durch eine nachträgliche eRechnung berichtigt werden.
Beispiel:
Barquittung über ein Geschäftsessen größer € 250,00 im Restaurant.
Lösung:
Es wird die Kleinbetragsregelung für Bewirtungsbelege überschritten, sodass das Restaurant verpflichtet ist, eine eRechnung auszustellen. Es wird jedoch eine klassische Barquittung ausgestellt. Nachträglich sollte vom Restaurant eine eRechnung angefordert werden, um den Vorsteuerabzug aus der Rechnung zu erhalten.
Kleinunternehmer
Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG, wie es Praxisinhaber*innen oftmals sind, wurden durch das im Dezember verabschiedete Jahressteuergesetz 2024 durch einen neu eingeführten § 34a UStDV aus der Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung ausgenommen. Kleinunternehmer müssen damit lediglich sicherstellen, dass sie eRechnungen empfangen, verarbeiten und ordnungsgemäß archivieren können.
Zu den weiteren wesentlichen Änderungen im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2024 verweisen wir auf unseren Newsletter vom 17.12.2024
Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie nicht unserer eRechnung-Hotline unter
0221 / 95 74 94 – 804 anzurufen.