Bereits seit dem 1. Januar 2020 besteht für elektronische Kassensysteme mit Kassenfunktion die Pflicht zur Ausstattung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Ab dem 1. Januar 2025 tritt nun zusätzlich eine gesetzlich verpflichtende Mitteilungspflicht gegenüber dem Finanzamt in Kraft.
Diese betrifft alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem mit TSE im Einsatz haben – unabhängig davon, ob es sich um eine Registrierkasse, eine Praxissoftware mit Kassenfunktion oder andere Aufzeichnungssysteme handelt. Die Meldepflicht gilt auch für alle Kassensysteme die nachträglich mit einem TSE aufgerüstet werden.
Was muss gemeldet werden?
Dem zuständigen Finanzamt sind folgende Informationen zu übermitteln:
• Name und Steuernummer des Unternehmens
• Art der verwendeten TSE
• Art des eingesetzten Kassensystems
• Anzahl und Seriennummer der eingesetzten Systeme
• Datum der Anschaffung sowie ggf. der Außerbetriebnahme
Welche Fristen gelten?
• Ab 01.01.2025: Die Meldung ist über „Mein ELSTER“ oder die „ERIC-Schnittstelle“ möglich
• Übergangsfrist bis zum 31.07.2025: Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.07.2025 gemeldet werden
• Ab dem 01.07.2025: Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen
• Außerbetriebnahme: Die Information muss ebenfalls innerhalb eines Monats übermittelt werden, sofern das System zuvor gemeldet wurde
Welche Systeme sind betroffen?
Ein elektronisches Kassensystem im Sinne der Vorschriften liegt vor, wenn es zur Abwicklung von baren oder gleichgestellten Zahlungen (z. B. Gutscheine, Guthabenkarten) verwendet werden kann.
Nicht betroffen sind:
• offene Ladenkassen (z. B. Geldkassette mit manuellem Kassenbuch)
• Excel-Tabellen oder reine DATEV-Kassenbücher ohne Belegfunktion
• rein bargeldlose Prozesse (Rechnungsstellung, Überweisungen etc.)
Wichtig für Sie:
Die für die Meldung erforderlichen Daten (Seriennummer, Systemtyp, TSE-Modell etc.) erhalten Sie direkt von Ihrem Kassenaufsteller oder Systemanbieter. Bitte setzen Sie sich frühzeitig mit diesem in Verbindung, um die fristgerechte Meldung sicherzustellen.
Rechtsgrundlage & Konsequenzen
Die neue Pflicht ergibt sich aus § 146a Abs. 4 AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann bei einer Außenprüfung als Hinweis auf eine unvollständige Kassenführung gewertet werden und Hinzuschätzungen zur Folge haben.
Unsere Unterstützung für Sie
Als Ihre steuerliche Vertretung stehen wir Ihnen bei Rückfragen zur Meldepflicht, zu den Fristen oder zur Kommunikation mit dem Finanzamt gerne zur Verfügung. Die konkreten technischen Daten und Systeminformationen erhalten Sie jedoch ausschließlich über Ihren Kassenhersteller oder -dienstleister