Gesetzliche Änderungen im Überblick
Im Rahmen der sog. ViDA-Maßnahmen der EU-Kommission ist die Einführung eines europaweiten elektronisches Meldesystems ab 2028 geplant. Dieses Meldesystem soll alle in der europäischen Union ausgestellten Rechnungen erfassen und verarbeiten und damit unter anderem das aktuelle Verfahren der Zusammenfassenden Meldung ablösen. Die Bundesrepublik reagierte in Vorbereitung auf die geplanten Änderungen mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung.
Erfahrungsberichte aus Italien
Italien ist einer der Vorreiter der EU im Thema elektronische Rechnung. Dort wurde bereits vor einigen Jahren die eRechnung verpflichtend eingeführt. Die dortige Resonanz ist durchweg positiv. Seit der Umstellung sei die Rechnungsstellung und Verarbeitung erheblich effizienter, kosten- und ressourcenschonender und automatisiert.
Was ändert sich konkret?
Im Umsatzsteuergesetz wird zukünftig zwischen einer elektronischen Rechnung (kurz: eRechnung) und einer sonstigen Rechnung (Papierrechnung, PDF u. Ä.) unterschieden. Die eRechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Erfüllt werden die Formatvorgaben z. B. von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (XML-Datei in einer PDF eingebettet). Eine XRechnung ist dabei ohne eine entsprechende Software für das bloße Auge nicht lesbar, während das ZUGFeRD-Format wie eine „klassische“ PDF-Rechnung lesbar ist. Zu beachten ist hier, dass die XML-Datei die maßgebliche Rechnungsdatei ist und die PDF-Datei lediglich die Sichtkomponente darstellt.
Auszug aus einer Rechnung:
| WICHTIG: Bei der klassischen PDF-Rechnung fehlt es an dem notwendigen elektronischen Datensatz, welcher maschinell von entsprechender Software gelesen und verarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist keine eRechnung. |
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern, die im Inland ansässig sind (sog. B2B-Bereich). Bei Lieferungen von Unternehmern an Gemeinden und Behörden (B2G-Bereich) wurde bereits im Jahr 2020 bundesweit auf die Ausstellung von eRechnungen umgestellt.
Empfang der eRechnungen:
Ab dem 01.01.2025 muss jeder Unternehmer in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hierzu gehören auch Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Ausgangsumsätzen wie z. B. (Zahn-)Ärzte, Vermieter oder PV-Anlagenbetreiber! Nach dem Umsatzsteuergesetz gilt jede Person, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt, als Unternehmer. Darunter zählen daher auch z. B. (Wohnraum-)Vermieter oder Kleingewerbetreibende, die aufgrund besonderer steuerlicher Regelungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen müssen.
Ausstellen der eRechnung:
Der Gesetzgeber hat wegen des hohen Umstellungsaufwand für die Ausstellung der eRechnung eine gesetzliche Übergangsregelung geschaffen. Die Ausstellungspflicht mittels eRechnungen betrifft nur umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern.
| Achtung: Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung berechtigt den Leistungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug! |
Sonderfälle: Kleingewerbetreibende, Vermieter und PV-Anlagenbetreiber
Die aufgestellten Neuregelungen treffen vor allem kleineren Unternehmen, Vermieter oder PV-Anlagenbetreiber, die bislang keine speziellen Softwareprogramme benötigt haben und über keine Buchführung verfügen. Hier bestehen leider noch keine nähergehenden Informationen, ob es „Vereinfachungsregelungen“ geben wird. Wir gehen davon aus, dass die Ministerien nun an einer möglichst unkomplizierten Lösung arbeiten und sich zeitnah zu den Einzelfragen äußern werden.
Ebenfalls prüft das Bundesministerium für Finanzen die Möglichkeit der Bereitstellung einer kostenlosen Software zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen.
Darüber hinaus hat die DATEV eG bereits eine E-Rechnungsplattform veröffentlicht. Hierüber ist die Ausstellung von eRechnungen möglich. Es handelt sich um einen manuellen Erstellprozess. Bei wenigen Rechnungen pro Jahr (ca. 50) kann dies eine gute Lösung sein.
Verträge sind als Rechnung anzusehen, soweit sie die nach § 14 Absatz 4 UStG erforderlichen Angaben enthalten. Gegenwärtig wird diskutiert, dass sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) besteht, es ausreichend ist, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum (z. B. erster Monat der Vermietung) eine E-Rechnung ausgestellt wird, welche dem zugrundeliegende (Miet-)Vertrag als Anhang beigefügt wird, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Folglich wäre je Dauerschuldverhältnis eine eRechnung zu erstellen.
Wir behalten die Entwicklungen im Blick und halten Sie informiert.
Was ist zu tun?
Der Umsetzungsaufwand hängt vom Digitalisierungsstand Ihres Unternehmens ab. Wir empfehlen Ihnen dringend, frühzeitig mit der unvermeidbaren Umstellung der Prozesse zu starten und die technische Ausstattung zu schaffen. Es ist zu erwarten, dass vor allem die Softwareanbieter ihre Faktura-Lösungen in den nächsten Wochen vorstellen werden.
Fast alle Prozesse, die bereits heute auf Basis einer PDF-Rechnung funktionieren, werden sich 1:1 auf die eRechnung übertragen lassen. Zudem steht dieses Format bereits heute zur Verfügung, sodass insbesondere im Bereich der Eingangsrechnungen keine „Frist“ abgewartet werden muss. Mit jeder eRechnungen gewinnen Sie Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Ein detaillierter Blick in den XML-Datensatz der Rechnung verrät, dass sich dieser auf Artikelebene generiert. Der Datensatz enthält damit nicht nur Informationen zum Empfänger und zum Rechnungsbetrag, sondern auch zur Fälligkeit, die Bankverbindung, die Leistungsbeschreibung auf Artikelebene / Stückzahl. In der Weiterverarbeitung und Analyse in Ihrem Unternehmen wird dies neue Möglichkeiten eröffnen.
Wir möchten Sie bei der Umstellung auf die eRechnung so gut wie möglich begleiten und Ihnen eine Lösung für Ihre konkreten Bedürfnisse anbieten. Die folgenden Szenarien dienen ausschließlich der allgemeinen Information und können eine individuelle Beratung nicht ersetzen.
Szenario 1:
Sie erhalten Ihre Eingangsrechnungen derzeit noch per Post und / oder per E-Mail. Zudem nutzen sie kein Dokumenten-Management-System bzw. DATEV Unternehmen-Online. Die Zahlung der Rechnung erfolgt per Überweisungsschein / mittels Online-Banking.
Lösungsansatz:
Wir empfehlen Ihnen DATEV Unternehmen-Online als zentrales Beleg- und Archivportal Ihrer Rechnungen einzuführen.
Zudem sollte es eine zentrale E-Mailadresse für den Rechnungsempfang geben (ggfs. ist diese noch anzulegen) und Ihre Geschäftspartner / Lieferanten sind über die Umstellung auf die eRechnung zu informieren (übergangsweise über den PDF-Rechnungsversand).
Eventuell noch postalisch eingehende Rechnungen/ Quittungen sollten Sie unmittelbar nach Eingang in Ihrem Unternehmen in die digitale Weiterverarbeitung überführen.
Zahlungen sollten direkt auf Basis des E-Rechnungsdatensatzes im Rahmen von Unternehmen-Online ausgeführt und an Ihre Bank übermittelt werden. Der Datensatz zur E-Rechnung enthält im „Klartext“ bereits alle Informationen zum Zahlungsempfänger, dem Rechnungsbetrag und auch der Fälligkeit.
Szenario 2:
Sie erhalten Ihre Rechnungen bereits per E-Mail oder per Post und haben Unternehmen-Online im Einsatz. Aktuell nutzen Sie die manuelle Upload-Funktion in Unternehmen-Online. In die Rechnungsprüfung sind verschiedene Abteilungen / Personen eingebunden. Diese Prüfung erfolgt in einem parallelen Prozess (z. B. per E-Mailweiterleitung; händischer Gegenzeichnung; Bearbeitung mit einem PDF-Editor – elektronische Kommentare).
Lösungsansatz:
Nutzen Sie bereits eine zentrale E-Mailadresse für den Rechnungsempfang? Falls nein, empfehlen wir Ihnen die Einrichtung einer zentralen Rechnungsmailadresse und Mitteilung an Ihre Geschäftspartner / Lieferanten. Zudem lassen sich in vielen Mailprogrammen „Weiterleitungsregeln“ einstellen, sodass es mit der Aktivierung von DATEV Upload-Mail zu einer Automatisierung Ihres Belegeingangs in Unternehmen-Online käme.
Für einen optimalen Freigabe-/Rechnungsprüfungsprozess empfehlen wir Ihnen den Einsatz einer Freigabe-Software als Zusatzkomponente zu Unternehmen-Online. Dies kann zum Beispiel DATEV Belegfreigabe Online oder ein anderer Cloud-Anbieter mit API-Schnittstelle zur DATEV sein. Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei der Auswahl und Einführung in Ihrem Unternehmen.
Zahlungen sollten unmittelbar über Unternehmen-Online auf Basis des XML-Datensatzes zur E-Rechnung erfolgen.
Szenario 3:
Sie erstellen derzeit Ihre Ausgangsrechnungen per Microsoft Word oder Microsoft Excel (mehr als 4 im Monat / Ø 50 pro Jahr). Der Versand erfolgt postalisch und / oder per E-Mail als PDF-Datei. Unternehmen-Online wird genutzt.
Lösungsansatz:
Wir empfehlen Ihnen DATEV Auftragswesen next als Zusatzkomponente zu Unternehmen-Online einzuführen.
Szenario 4:
Sie erstellen Ihre Ausgangsrechnungen mit einer eigenen ERP-Software und erstellen Ihre Buchführung Inhouse.
Lösungsansatz:
Wahrscheinlich kann Ihre Software bereits eRechnungen erzeugen oder dieses ist als Zusatzkomponente aktivierbar. Bitte kontaktieren Sie im Zweifel Ihren Softwarehersteller.
Die Datenweitergabe in Ihre Buchführung sollte per Schnittstelle erfolgen.
Szenario 5:
Sie erstellen Ihre Buchführung Inhouse. Zusammen mit dem Wareneingang erhalten Sie viele Eingangsrechnungen in Papier. Sie verfügen über keinen digitalen Kontrollprozess.
Lösungsansatz:
Wir empfehlen Ihnen den Einsatz eines digitalen Belegarchivs inklusive integriertem digitalen Rechnungskontroll- und Freigabeprozess. Je nach Ausprägung kann dies DATEV Unternehmen-Online inkl. der DATEV Belegfreigabe-Online / anderer Cloudanbieter mit API-Schnittstelle oder eine branchenspezifische Software / Warenwirtschaft sein. Bitte informieren Sie Ihre Geschäftspartner / Lieferanten über die Umstellung auf die eRechnung und teilen Sie ihm Ihre zentrale E-Mailadresse hierfür mit.
Die Rechnungsweiterverarbeitung in der Buchführung (Verbuchung und Zahlungsverwaltung) sollte per Schnittstelle zur Warenwirtschaft erfolgen oder auf Basis der Rechnungen im digitalen Belegarchiv.
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Fragebogen zum Selbstausfüllen
Unter nachfolgendem Link haben wir einen Fragebogen zum Thema Digitalisierung in Ihrem Unternehmen konzipiert. Nach Beantwortung der Fragen erhalten Sie eine Auswertung zu dem aktuellen Digitalisierungstand Ihres Unternehmens bezogen auf den Versand, Empfang und Weiterverarbeitung von eRechnungen. Ebenfalls können Sie von dort aus oder über untenstehenden Link einen Termin mit unserem Expertenteam vereinbaren, sodass wir gemeinsam in einem Beratungsgespräch eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen erarbeiten können.
Die Daten aus dem ausgefüllten Fragebogen werden wir unabhängig von einer direkten Terminvereinbarung intern für Sie auswerten und Kontakt mit Ihnen aufnehmen.
Fragebogen – Quick-check eRechnung
Zögern Sie bitte nicht, bei etwaigen Fragen unsere Hotline unter 0221 / 95 74 94 – 804 zu kontaktieren.