Was ändert sich?
Es wird zukünftig zwischen einer elektronischen Rechnung (kurz: eRechnung) und einer sonstigen Rechnung (Papierrechnung, PDF u. Ä.) unterschieden. Die eRechnung muss der europäischen Norm entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Erfüllt werden die Formatvorgaben z. B. von der XRechnung oder dem ZUGFeRD-Format.
WICHTIG:
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab dem 01.01.2025 nicht als eRechnung!
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern, die im Inland ansässig sind (sog. B2B-Bereich).
Empfang von Rechnungen:
Ab dem 01.01.2025 muss jeder Unternehmer in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hierzu gehören auch Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Ausgangsumsätzen wie z. B. (Zahn-)Ärzte, Vermieter oder PV-Anlagenbetreiber!
Als Beispiel haben wir Ihnen einen Ausschnitt aus einer XRechnung beigefügt. Selbst wenn diese per E-Mail an Sie zugestellt wird, ist sie ohne entsprechende technische Software nicht lesbar.
Des Weiteren muss zwingend eine revisionssichere, unveränderbare Archivierung der Rechnungen erfolgen – die Nutzung des E-Mail-Postfachs als „Archiv“ oder die Verwahrung der Ausdrucke in einem Ordner ist unzureichend!
Eine Umstellung pünktlich zum 01.01.2025 ist damit unvermeidbar!
Ausstellen von Rechnungen:
Bei Umsätzen, die…
…in 2025 und 2026 ausgeführt werden, müssen Rechnungen nicht zwingend dem neuen Format entsprechen. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
…in 2027 ausgeführt werden, müssen grundsätzlich eRechnungen ausgestellt werden. Ausnahmen gelten nur für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz (2026) von max. 800.000,00 €. Auch hier ist eine Zustimmung des Empfängers erforderlich.
…ab dem 01.01.2028 ausgeführt werden, muss jeder Unternehmer eRechnungen ausstellen.
ACHTUNG:
Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung, berechtigt den Leistungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug!
Was ist zu tun?
Der Umsetzungsaufwand hängt vom Digitalisierungsstand Ihres Unternehmens ab. Wir empfehlen Ihnen dringend, frühzeitig mit der unvermeidbaren Umstellung der Prozesse zu starten und die technische Ausstattung zu schaffen. Es ist zu erwarten, dass die Softwareanbieter in den nächsten Wochen entsprechende Lösungen für Ihren Unternehmensalltag vorstellen werden.
Unsere Kanzlei hat ein Experten Team aufgestellt, um Sie und Ihr Unternehmen bei der Umstellung bestmöglich begleiten und unterstützen zu können und gemeinsam möglichst zeitnah einen entsprechenden Prozess für Ihr Unternehmen zu etablieren.
Weitere Einzelheiten und Informationen hierzu folgen in Kürze.
Wir haben zu diesem Zwecke eine Hotline für Sie eingerichtet. Zögern Sie nicht, uns bei Fragen rund um das Thema eRechnung anzurufen.
Unsere Hotline: 0221 / 95 74 94 – 804